Addendum Pemrosesan Data ini menjadi bagian dari perjanjian antara organisasi pelanggan sebagai pengendali data atau pihak yang memberikan instruksi dan Class Quantum sebagai pemroses data atau penyedia layanan.
Jika hukum menggunakan istilah berbeda, istilah dalam dokumen ini dibaca sesuai fungsi yang paling setara menurut hukum tersebut.
1. Subjek dan jangka waktu
Pemrosesan mencakup data yang dimasukkan atau dihasilkan organisasi selama penggunaan layanan. Pemrosesan berlangsung selama layanan aktif dan periode retensi atau penghapusan yang sah setelahnya.
2. Sifat dan tujuan pemrosesan
Pemrosesan dapat meliputi pengumpulan, pencatatan, pengorganisasian, penyimpanan, penyesuaian, pengambilan, penggunaan, pengiriman, pembatasan, pencadangan, dan penghapusan untuk menyediakan fungsi pendidikan, administrasi, komunikasi, keamanan, dukungan, serta pemulihan layanan.
3. Kategori data dan subjek data
- Subjek data dapat mencakup pelajar, anak, orang tua atau wali, guru, staf, administrator, calon pengguna, dan kontak organisasi.
- Data dapat mencakup identitas, kontak, akun, hubungan organisasi, pendidikan, kehadiran, penilaian, komunikasi, file, pembayaran, dan data teknis.
- Organisasi tidak boleh memasukkan data sensitif yang tidak diperlukan untuk fungsi layanan atau tidak memiliki dasar hukum yang sesuai.
4. Instruksi organisasi
Class Quantum hanya memproses data organisasi berdasarkan instruksi terdokumentasi dalam perjanjian, konfigurasi tenant, penggunaan fitur, dan permintaan dukungan yang sah, kecuali hukum mewajibkan pemrosesan lain. Jika instruksi diduga melanggar hukum, Class Quantum dapat memberi tahu organisasi dan menunda instruksi tersebut sejauh diizinkan.
5. Kewajiban organisasi
- Menentukan tujuan, dasar hukum, data yang diperlukan, masa retensi, dan pihak yang diberi akses.
- Memberikan pemberitahuan yang diperlukan dan memperoleh persetujuan orang tua atau wali jika diwajibkan.
- Menangani permintaan hak individu dan menjaga keakuratan data.
- Tidak mengarahkan Class Quantum melakukan pemrosesan yang melanggar hukum.
6. Kerahasiaan dan keamanan
Personel yang dapat mengakses data terikat kewajiban kerahasiaan. Class Quantum menerapkan langkah keamanan yang proporsional terhadap risiko, termasuk kontrol akses, isolasi tenant, logging, perlindungan kredensial, pencadangan, pemulihan, pengelolaan kerentanan, dan pengamanan infrastruktur. Kontrol dapat berkembang tanpa menurunkan tingkat perlindungan secara material.
7. Subpemroses
Organisasi memberi otorisasi umum kepada Class Quantum untuk menggunakan subpemroses yang diperlukan. Class Quantum tetap bertanggung jawab mengikat subpemroses pada kewajiban perlindungan yang sesuai. Untuk perubahan subpemroses yang material, pemberitahuan akan diberikan melalui layanan atau kanal resmi bila diwajibkan. Keberatan yang beralasan akan dibahas dengan itikad baik.
8. Transfer lintas negara
Class Quantum akan menggunakan mekanisme transfer yang diakui hukum apabila data diproses di luar yurisdiksi asal, termasuk klausul kontraktual, penilaian perlindungan, atau pengamanan tambahan bila relevan.
9. Bantuan kepatuhan
Dengan mempertimbangkan sifat pemrosesan dan informasi yang tersedia, Class Quantum akan memberikan bantuan yang wajar untuk permintaan hak individu, penilaian dampak, konsultasi regulator, serta kewajiban keamanan organisasi. Bantuan khusus yang memerlukan pekerjaan signifikan dapat dikenai biaya yang disepakati sebelumnya.
10. Insiden data pribadi
Class Quantum akan memberi tahu organisasi tanpa penundaan yang tidak semestinya setelah mengetahui insiden data pribadi yang memengaruhi data organisasi. Pemberitahuan akan memuat informasi yang tersedia mengenai sifat insiden, dampak, langkah mitigasi, dan kontak tindak lanjut. Pemberitahuan bukan pengakuan kesalahan atau tanggung jawab.
11. Audit dan informasi kepatuhan
Class Quantum akan menyediakan informasi yang wajar untuk menunjukkan kepatuhan. Audit harus didahului permintaan tertulis, dibatasi pada lingkup yang relevan, menjaga kerahasiaan, tidak mengganggu layanan, dan mengutamakan dokumen atau laporan yang sudah tersedia.
12. Pengembalian dan penghapusan
Pada akhir layanan, organisasi dapat meminta ekspor yang tersedia dan penghapusan data sesuai kemampuan produk, jadwal retensi, kewajiban hukum, dan prosedur keamanan. Salinan cadangan akan dihapus atau ditimpa sesuai siklus cadangan normal dan tetap dilindungi selama masih tersimpan.
13. Urutan ketentuan dan kontak
Jika terdapat konflik mengenai pemrosesan data pribadi, Addendum ini berlaku atas Ketentuan Layanan sejauh konflik tersebut. Pertanyaan mengenai pemrosesan data dapat dikirim ke schenedevelopment@gmail.com, melalui telepon +62 895-3212-12634, atau ke alamat usaha Kp. Pamahan RT 1/RW 9, Jatimekar, Jatiasih, Bekasi 17422, Indonesia.
Dokumen ini adalah versi yang dipublikasikan oleh Class Quantum. Organisasi sebaiknya meminta nasihat hukum independen jika memiliki kewajiban khusus di negara atau industrinya.